公关活动策划指南说明书

当我们在给客户做公关活动策划之前，需要充分了解分析客户的企业形象、企业的现状并进行诊断，最终再给出项目整体方案。我们在和客户沟通公关活动时会涉及以下操作：

一、了解活动基本信息

上述信息全部落实清楚之后，我们拿到客户信息后，会根据这些信息去做相对应的策划方案。活动基本信息越充足，那么制作方案就会越贴近客户的需求。

二、寻找活动场地

根据客户的活动基本信息再去寻找场地。例如发布会一般选择在五星级酒店举办，那我们就推荐五星级酒店。在找场地的同时一定要多准备几家，甚至用推荐指数来标明哪家五星级酒店的服务最高，曾经举办过什么类型的活动，最后找到最匹配此次活动的场地。

三、确认活动主题

活动主题是针对活动内容本身的高度概括，它对整体活动的本身起到一个很重要的引导作用，能让参与的嘉宾对活动内容充分了解。一个好的活动主题对公关活动的成败至关重要，好的活动主题能易于传播，实现活动效果最大化。

确认活动的主题首先得把公关活动的卖点提炼出来，然后根据活动的目标和参会对象进行优化，总之活动主题一定要突出本次活动的特色（亮点）。

四、借助媒体传播

随着互联网的快速发展，各种类型的活动都希望借助传媒、新媒等媒体传播以及网红、KOL等名人资源来宣传公关活动，往往线上效果比线下还要好。一场公关活动肯定是需要借助媒体来传播的。首先确认的是邀请哪些媒体、名人一定要到现场，哪些媒体只需要线上发通稿，然后是否需要现场直播互动以及网红直播。活动预算充足的话甚至可以投放一些微信大号。

五、活动创意点

创意是公关活动的纽带，是促进品牌和消费者相互了解的一个桥梁。对于一个品牌来说，一场公关活动如果没有好的创意点，也就失去了新闻话题和亮点。公关活动的创意点归根结底有3种：

1.策略创意：一般大型公司都会有自己全年的公关策略计划，公关活动只是其中的一小块。公关活动创意的前提是要围绕着品牌全年的的公关策略，再进行整体性的创意思路。

2.形式创意：形式创意包括发布会、项目路演、会议论坛、活动赞助、事件营销等。

3.执行创意：执行创意是比较关键的一步，包括针对活动现场的空间展示、舞美设计以及平面设计、活动环节亮点、互动视频的制作、高科技的呈现，例如最近比较流行的AR、VR技术就可以融入到活动现场中去。有助于参会对象参加完活动更加了解品牌形象，对活动现场的亮点有深刻的印象，并形成口碑上的传播。

活动创意其实拼的是活动执行力和细节。很多活动公司做创意提案很丰满、现场执行很骨感。效果图，创意提案再漂亮，再完美，如果不能一一落实，现场客户就会挑剔你，你就很被动，后果也就可想而知了。

六、活动流程策划

公关活动需要的物料全部设计并制作完毕、活动举办前期完成现场的搭建工作以及其他区域的布置，包括活动开始前的彩排和现场检查工作。准备工作完成之后，活动正式开始。一般公关活动现场流程包括以下几个部分：

1.嘉宾签到入场

2.主持人开场白

3.领导发言致辞

4.产品的发布及演讲

5.启动仪式

6.嘉宾合影

7.晚宴以及表演节目

七、活动预算统计

举办一场公关活动，首先要知道活动的预算以及总体的预算费用。一般来说，活动预算要么由主办方提前告诉活动公司，活动公司根据主办方的预算来进行活动的策划和预估可执行性和可操作性，要么就是主办方不给活动预算，活动公司自行报价。

不管主办方是否有给出实际的预算，我们都需要给出一份详细的活动报价清单。清单包括嘉宾邀请函、住宿、交通费、场地租金、现场布置费用、食品、饮料、装饰、舞台布置、舞美灯光、特殊效果、物料制作、摄影摄像、宣传材料、公关费用、媒体、演艺人员费用各种杂费等。预算清单一定要一目了然，保证客户能看懂。

八、活动应急预案

应急预案一般只会出现在参会人数达到1000人以上的大型公关活动中。从活动公司专业角度来说，无论活动规模的大小都需要出一份应急方案并且执行。

1.活动预警：在活动举办的前三天查看当天的天气预报情况，根据实际情况，对室外的活动进行适当的调整或延期。如果是内场活动，可以在活动前一天给到会的嘉宾发天气情况的讯息。

2.场地消防：与场地方一定要检查场地周边消防措施是否齐全到位，是否有紧急疏导人群出入口。

3.医疗预案：在活动现场准备医疗箱，准备一些常规的药品、创可贴、纱布等等。

做活动需要做到防患于未然。作为活动的负责人一定要想到一切可能发生的点，准备好应急方案，不能等到发生才追悔莫及。